Успеть до Нового года! Подробнее.
Вы находитесь на новом сайте. Оставить отзыв.
Полезная информация. Как защитить данные в интернете
Москва
Rus / Eng

Полезная информация

Порядок обмена и подписания бухгалтерских документов

Уважаемый Клиент, информируем Вас, что бухгалтерские документы на оказанные услуги (УПД, либо Акты об оказании услуг и счета-фактуры, отчеты по страхованию), выставляются в филиале (городе) оплаты, по факту оказания услуг (выдачи груза), если иной порядок не утвержден в двустороннем порядке Дополнительным соглашением к Договору транспортно-экспедиционного обслуживания.

Получение документов в электронном виде

Вы можете получать бухгалтерские документы (скан с печатью и подписью), а также акты сверки взаиморасчетов (в формате Excel – ежемесячно, скан с печатью и подписью - ежеквартально) по электронной почте.
В случае, если Вы ранее не предоставляли информацию об адресе электронной почты для обмена документами, тогда мы сможем предоставлять их, получив от Вас запрос на почту филиала оплаты (электронные адреса филиалов указаны ниже).
В письме необходимо указать код груза, либо период, за которой требуются бухгалтерские документы, наименование организации и ИНН (для юридических лиц и ИП), либо ФИО и номер/серию документа, удостоверяющего личность (для физических лиц).

Получение оригиналов документов

Оригиналы бухгалтерских документов на грузы, оплаченные в филиале (городе) получения, передаются Грузополучателю или его представителю в офисе Компании ПЭК, при выдаче груза.
Оригиналы бухгалтерских документов на грузы, оплаченные в филиале (городе) отправления, либо третьим лицо, Клиент (представитель клиента, при наличии доверенности на получение оригиналов документов) может получить в офисе Компании ПЭК в филиале (городе) оплаты на 5 (пятый) рабочий день с момента оказания услуги (выдачи груза) в рабочее время филиала. С графиками работы филиалов можно ознакомиться по ссылке.
Также, по Вашему запросу, направленному на электронную почту филиала (города) оплаты, мы можем отправить оригиналы документов по почте России. В запросе необходимо указать коды грузов, либо период, за которой требуются документы, наименование организации и ИНН (для юридических лиц и ИП), либо ФИО и номер/серию документа, удостоверяющего личность (для физических лиц), индекс и почтовый адрес. В течение 7 (семи) календарных дней с момента получения запроса документы будут отправлены по почте России.

Мы подготовили для Вас ответы на часто задаваемые вопросы:

1) Как узнать филиал оплаты по номеру счета?

Каждому филиалу присвоена аббревиатура (2 буквы), которая фигурирует в номере счета и УПД (акт и счет-фактура) и обозначает город выставления документа, то есть город (филиал) оплаты. Для того, чтобы понять филиал оплаты обратите внимание на первые две буквы в номере документа. Например, номер счета – МВА00000001, аббревиатура МВ означает, что городом оплаты является Москва, соответственно, нужно обратиться на почту client@pecom.ru. Если номер счета ПВА00000002, аббревиатура ПВ - город оплаты Псков, следовательно необходимо обратиться на почту pskov@pecom.ru. Ниже представлен список филиалов с аббревиатурами и почтами.

2) Почему в УПД две подписи со стороны Экспедитора, а не четыре?

Объясняем, согласно рекомендациям, в письме ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96, в случае если лицом, ответственным за оформление сделки, является лицо, уполномоченное на подписание счетов-фактур и подписавшее документ от имени руководителя или главного бухгалтера, то в строках 10, 13 УПД могут заполняться только сведения о его должности и Ф.И.О. без повторения подписи.

3) Почему за страхование выставляется отчет по страхованию, а не счет-фактура?

Организации и предприниматели могут не выставлять счета-фактуры по операциям, которые не подлежат налогообложению (освобождены от налогообложения).
На основании пп.7 п.3 ст.149 НК РФ услуги по страхованию не облагаются НДС.
Основным документом, подтверждающим произведенные расходы по страхованию груза, является отчет по страхованию, который Экспедитор должен предоставить Клиенту.
Электронные адреса филиалов
Порядок оформления документов при оплате от другого лица

При оплате от иного лица:

  • если в платежном поручении указано «оплата за (наименование заявленного клиентом плательщика)», УПД или акт и счет-фактура будут выставлены экспедитором на заявленного плательщика. Платеж также будет переведен на заявленного плательщика;
  • если в платежном поручении не будет указано, что оплата производится за другое лицо, клиент обязан предоставить оригинал письма о смене плательщика по образцу, размещенному на сайте. В случае получения указанного письма экспедитором будет считаться, что произошла смена клиента и документы (УПД или акт и счет-фактура) будут выписаны на фактического плательщика. До момента получения экспедитором письма о смене плательщика оплата не засчитывается и, в соответствии с условиями договора, груз не выдается грузополучателю с одновременным взиманием платы за хранение;
  • если в платежном поручении ошибочно не было указано, что оплата производится за другое лицо, фактический плательщик обязан предоставить экспедитору письмо об уточнении назначения платежа, где должно быть указано «оплата за (наименование заявленного плательщиком клиента)». После получения письма документы (УПД или акт и счет-фактура) выписываются на заявленного плательщиком клиента. До момента получения экспедитором письма о смене плательщика оплата не засчитывается и, в соответствии с условиями договора, груз не может быть выдан грузополучателю с одновременным взиманием платы за хранение.
Порядок возврата денежных средств (в случае переплаты):

Денежные средства (переплаты) возвращаются клиенту по его письменному заявлению (образец запроса размещен на сайте Компании «ПЭК») в течение 30 (тридцати) календарных дней с момента получения запроса экспедитором. Суммы переплат подлежат возврату только до момента зачета.