ПЭК
Автоперевозки Авиаперевозки Международные перевозки Складское хранение
Вернуться к списку вопросов и ответов

Порядок обмена и подписания бухгалтерских документов

Уважаемый Клиент, информируем Вас, что бухгалтерские документы на оказанные услуги (УПД, либо Акты об оказании услуг и счета-фактуры, отчеты по страхованию), выставляются в филиале (городе) оплаты, по факту оказания услуг (выдачи груза), если иное не согласовано сторонами.

Получение документов в электронном виде

Получить скан-копии бухгалтерских документов можно оформив заявку на сайте Компании «ПЭК» в разделе «Бухгалтерские документы онлайн»

Также, Вы можете на постоянной основе получать бухгалтерские документы (скан-копии с печатью и подписью) по факту их выставления, акты сверки взаиморасчетов (в формате Excel – ежемесячно, скан-копии с печатью и подписью - ежеквартально) на электронную почту плательщика, ранее указанную при взаимодействии с Компанией «ПЭК».

Если Вы ранее не предоставляли информацию об адресе электронной почты для обмена документами, просим направить Заявление на изменение адреса электронной почты/телефона на почту pecom@pecom.ru с указанием адреса электронной почты для получения документов. 

В сопроводительном письме можете указать код груза, либо период, за которой требуются бухгалтерские документы, наименование организации и ИНН (для юридических лиц и ИП), либо ФИО и номер/серию документа, удостоверяющего личность (для физических лиц). 

Получение оригиналов документов

В целях оптимизации процесса получения и подписания оригиналов документов предлагаем перейти на электронный документооборот (ЭДО). Порядок подключения, преимущества и вся необходимая информация об ЭДО расположена на сайте.

В случае, если по каким-то причинам обмен документами по ЭДО с Вашей стороны невозможен:

Оригиналы бухгалтерских документов на грузы, оплаченные в филиале (городе) получения, передаются Грузополучателю или его представителю в офисе Компании ПЭК, при выдаче груза.
Оригиналы бухгалтерских документов на грузы, оплаченные в филиале (городе) отправления, либо третьим лицом, Клиент (представитель клиента, при наличии доверенности на получение оригиналов документов) может получить в офисе Компании ПЭК на 5 (пятый) рабочий день с момента оказания услуги (выдачи груза) в рабочее время филиала. С графиками работы филиалов можно ознакомиться по ссылке. 

Также, по Вашему запросу, направленному на электронную почту филиала (города) оплаты, мы можем отправить оригиналы документов по почте России. В запросе необходимо указать коды грузов, либо период, за которой требуются документы, наименование организации и ИНН (для юридических лиц и ИП), либо ФИО и номер/серию документа, удостоверяющего личность (для физических лиц), индекс и почтовый адрес. В течение 7 (семи) рабочих дней с момента получения запроса документы будут отправлены по почте России.

Кроме того Вы можете на возмездной основе воспользоваться услугой «Доставка документов курьером», условия её предоставления расположены на сайте

Мы подготовили для Вас ответы на часто задаваемые вопросы:

1) Как узнать филиал оплаты по номеру документа?

Каждому филиалу присвоена аббревиатура (2 буквы), которая фигурирует в номере счета и УПД (акт и счет-фактура) и обозначает город выставления документа, то есть город (филиал) оплаты. Для того, чтобы понять филиал оплаты обратите внимание на первые две буквы в номере документа. Например, номер счета – МВА00000001, аббревиатура МВ означает, что городом оплаты является Москва, соответственно, нужно обратиться на почту client@pecom.ru. Если номер счета ПВА00000002, аббревиатура ПВ - город оплаты Псков, следовательно необходимо обратиться на почту pskov@pecom.ru. Ниже представлен список филиалов с аббревиатурами и почтами.

2) Почему в УПД две подписи со стороны Экспедитора, а не четыре?

Объясняем, согласно рекомендациям, в письме ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96, в случае если лицом, ответственным за оформление сделки, является лицо, уполномоченное на подписание счетов-фактур и подписавшее документ от имени руководителя или главного бухгалтера, то в строках 10, 13 УПД могут заполняться только сведения о его должности и Ф.И.О. без повторения подписи.

3) Почему за страхование выставляется отчет по страхованию, а не УПД/счет-фактура?

Организации и предприниматели могут не выставлять счета-фактуры по операциям, которые не подлежат налогообложению (освобождены от налогообложения).
На основании пп.7 п.3 ст.149 НК РФ услуги по страхованию не облагаются НДС.
Основным документом, подтверждающим произведенные расходы по страхованию груза, является отчет по страхованию, который Экспедитор должен предоставить Клиенту.

Порядок оформления документов при оплате от другого лица
Если Вы оплачиваете счет, который выставлен на другое лицо, Вам необходимо сообщить за кого произведена оплата:

  • при оплате в назначении платежа указать «оплата за (Наименование, ИНН, КПП / ФИО)»;

  • если при оплате в назначении платежа не было указано, что оплата производится за другое лицо, необходимо предоставить Заявление о верном назначении платежа, где требуется указать «оплата за (Наименование, ИНН, КПП / ФИО)». Заявление принимается от фактического плательщика.
Платеж, документы (УПД или акт и счет-фактура) будут выставлены на заявленного плательщика из назначения платежа/заявления.

Если по поручению(ям) экспедитору требуется изменение первоначально заявленного плательщика, необходимо предоставить Заявление об изменении плательщика. Заявление и оплата принимается от вновь заявленного плательщика, документы (УПД или акт и счет-фактура) выставляются на него же.

До момента получения Экспедитором заявления о верном назначении платежа или заявления об изменении плательщика оплата не засчитывается и, в соответствии с условиями договора, груз не может быть выдан Грузополучателю с одновременным взиманием платы за хранение.

Порядок зачета, возврата денежных средств (в случае переплаты):

Денежные средства (переплаты) могут быть:

  • зачтены в счет будущих перевозок на основании полученного от Вас запроса на зачет денежных средств или на основании пункта 5.5 Договора транспортно-экспедиционного обслуживания (Публичная оферта);

  • возвращены на основании Заявления на возврат денежных средств в течение 30 (тридцати) календарных дней с момента получения запроса Экспедитором. Суммы переплат подлежат возврату только до момента зачета.

Запросы и заявления можете направить на почту pecom@pecom.ru или на электронный адрес филиала Компании «ПЭК», в который была произведена оплата.

Электронные адреса филиалов

Другие статьи

Промокоды и ограничения
Общий перечень наименований
ПЭК: SILK WAY. Перевозки в ОАЭ